ARTÍCULO 2.2.37.1.2. Ámbito de aplicación. El presente capítulo aplica a los
servidores públicos de los organismos y entidades que conforman las ramas del
poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control,
órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando
cumplan funciones públicas. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en
el parágrafo del artículo 1 de la Ley 2088 de 2021.
PARÁGRAFO . Las
disposiciones contenidas en el presente capítulo, no serán aplicables a los
servidores públicos que desempeñan sus labores bajo la modalidad de teletrabajo,
quienes se seguirán rigiendo por las disposiciones de la Ley 1221 de 2008.
(Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.3.
Habilitación para el trabajo en casa. La entidad que pretenda habilitar a uno o
varios servidores para el trabajo en casa deberá hacerlo a través de un acto
administrativo, comunicado o memorando motivado que debe contener, como mínimo,
lo siguiente: 1. Descripción de la situación ocasional, excepcional o especial
que permite otorgar la habilitación, en los términos del artículo 2.2.37.1.4. 2.
La decisión sobre si los medios (instrumentos, equipos y demás herramientas)
serán provistos por el servidor público o por la entidad. 3. Los nombres, tipo
de vinculación, documentos de identidad, datos de contacto y dirección desde
donde se van a prestar los servicios, de los servidores que sean habilitados. La
dirección puede ser del domicilio, el lugar de trabajo compartido o cualquier
lugar en el territorio nacional. Cualquier modificación de la dirección deberá
ser informada y aprobada por la entidad y no podrá hacerse efectiva hasta que se
expida la correspondiente modificación y notificación a la Administradora de
Riesgos Laborales. 4. El período por el cual se otorgará la habilitación, que en
ningún caso podrá ser superior a tres (3) meses. Así como, la indicación si la
prórroga opera automáticamente o deberá expedirse un nuevo acto al cumplimiento
del plazo previsto.
PARÁGRAFO 1. Una vez cumplido el plazo y su prórroga
contemplados por la Ley 2088 de 2021, la entidad podrá seguir prorrogando la
habilitación del trabajo en casa, siempre y cuando, la situación ocasional,
excepcional o especial permanezca en el tiempo. Una vez se acredite la
superación de la situación, el servidor público deberá retornar al sitio de
trabajo en un término máximo de hasta cinco (5) días.
PARÁGRAFO 2. La
habilitación para el trabajo en casa no podrá ser permanente en el tiempo.
(Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.4.
Situaciones ocasionales, excepcionales o especiales. Se entiende por situación
ocasional, excepcional o especial, aquellas circunstancias imprevisibles o
irresistibles que generan riesgos para el servidor o inconveniencia para que el
servidor público se traslade hasta el lugar de trabajo o haga uso de las
instalaciones de la entidad. La ocurrencia de la situación debe ser demostrable,
para eso, deberá acudirse a los actos administrativos emitidos por las
autoridades nacionales, locales o institucionales, que las declaren o
reconozcan. En todo caso, para la habilitación de trabajo en casa, se requiere
que en el acto que determina la habilitación, se haga un resumen sucinto de las
circunstancias de hecho y de derecho que están ocurriendo.
PARÁGRAFO 1. La mera
manifestación del hecho imprevisible o irresistible no es vinculante para la
Administración y no genera derecho automático al servidor público a acceder a la
habilitación del trabajo en casa. Cuando el servidor público se encuentre en
alguna situación particular no podrá hacer uso de la habilitación del trabajo en
casa, en su lugar podrá solicitar ante la administración la modalidad de
teletrabajo de que trata la Ley 1221 de 2008.
PARÁGRAFO 2. Las entidades,
organismos y órganos de que trata el presente capítulo deberán reportar a la
Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentran afiliados los
servidores públicos, la lista de las personas que durante las circunstancias
ocasionales, excepcionales o especiales presten sus servicios a través de la
figura de trabajo en casa.
PARÁGRAFO 3. Cuando el servidor público se encuentre
desempeñando sus funciones bajo la figura de trabajo en casa y éste se encuentre
fuera de la sede habitual de trabajo, esto es, el domicilio de la entidad donde
el servidor público labora, y le otorguen una comisión de servicios, para todos
los efectos, la misma se otorgará desde la sede habitual de trabajo. (Adicionado
por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.5. Terminación de la
habilitación de trabajo en casa. Al momento del vencimiento del plazo inicial o
su prórroga, informado en el acto de habilitación, el servidor público deberá
presentarse en el lugar de trabajo. En el caso de no hacerlo, aplicarán las
sanciones contempladas en la normatividad vigente. En todo caso, la entidad
podrá dar por terminado unilateralmente la habilitación de trabajo en casa,
siempre y cuando desaparezcan las circunstancias ocasionales, excepcionales o
especiales que dieron origen a dicha habilitación, evento en el cual deberá
notificar con mínimo cinco (5) días de antelación la decisión al servidor
público. En el término máximo de hasta cinco (5) días, el servidor deberá
presentarse en el sitio de trabajo y en ningún caso se podrá sancionar al
servidor por no presentarse al lugar de trabajo si no media la notificación
previa en la que se informe sobre la terminación del trabajo en casa.
(Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.6.
Instrumentos para la habilitación del trabajo en casa para los servidores
públicos. Durante la habilitación del trabajo en casa los servidores públicos
podrán hacer uso de, instrumentos técnicos, tecnológicos, digitales,
colaborativos, administrativos, operativos de los cuales dispongan las
entidades, organismos y órganos a quienes les aplica el presente capítulo, para
el cumplimiento de los compromisos laborales, planes, programas, proyectos,
productos, metas planeadas de acuerdo con las funciones asignadas y la
planeación institucional.
PARÁGRAFO 1. En el caso de que el servidor público no
pueda desarrollar sus funciones con los instrumentos de que disponga la entidad,
organismo, u órgano y los propios para la habilitación del trabajo en casa,
deberá desempeñarlas de manera presencial en la entidad.
PARÁGRAFO 2. La
evaluación del desempeño: laboral se aplicará de acuerdo con la normatividad
vigente en la materia. (Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.7. Derechos del servidor público habilitado para el trabajo en
casa. Sin perjuicio de los derechos reconocidos en la Constitución, el bloque de
constitucionalidad, la ley, los reglamentos, y, en general, cualquier otro
derecho válidamente adquirido, el servidor público habilitado para el trabajo en
casa tendrá los siguientes derechos: 1. Las personas que desarrollan trabajo en
casa realizarán las mismas actividades de manera virtual a las que regularmente
desarrollan en su función habitual. Las labores encomendadas al servidor deben
obedecer a la carga habitual de trabajo, sin sobrecargas adicionales o por fuera
de la cotidianidad del servicio. En todo caso, debe tenerse en cuenta que se
pueden presentar contingencias en el servicio que deben atenderse con el fin de
evitar afectaciones en la prestación de los servicios que ofrece la entidad. 2.
Las tareas encomendadas por la entidad deben ser ejecutadas de tal manera que
permitan el descanso necesario al servidor y la coordinación de su vida personal
y familiar con su vida laboral. Para el seguimiento de las tareas a cargo del
servidor se deben precisar los instrumentos, la frecuencia y el modelo de
evaluación y aprobación o retroalimentación de los resultados. Los criterios
para el seguimiento de las tareas de los servidores deben obedecer a estándares
objetivos y descritos con anterioridad. 3. En todo caso es necesario tener en
cuenta que en la prestación del servicio pueden presentarse contingencias que
ameriten la atención del servidor y que, por ser excepcionales y necesarias,
deben ser atendidas de forma prioritaria. 4. Cuando haya lugar al pago de horas
extras a los servidores que tienen este derecho, las mismas le serán
reconocidas. 5. Durante el periodo de trabajo en casa, se aplicará el
procedimiento disciplinario vigente. 6. La entidad garantizará que las horas de
trabajo al día se distribuyan al menos en dos secciones, con un intermedio de
descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo en casa, a las
necesidades de los servidores y a la armonización de la vida familiar con la
laboral. Este tiempo de descanso no se computa en la jornada diaria. Si la
entidad tiene establecidos intermedios adicionales estos deben mantenerse y
aplicarse. 7. En el trabajo en casa la entidad reconocerá las licencias,
permisos y demás situaciones administrativas a que haya lugar. (Adicionado por
el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.38.1.8. Tratamiento de los
riesgos laborales para el trabajo en casa. Respecto de la gestión de riesgos
laborales en los casos en que se habilite el trabajo en casa, la entidad, el
servidor público y la Administradora de Riesgos Laborales, tendrán en cuenta los
siguientes aspectos: 1. La entidad pública debe incluir el trabajo en casa
dentro de su metodología para la identificación, evaluación, valoración y
control de los peligros y riesgos de la entidad. Así mismo, adoptará las
acciones que sean necesarias dentro de su Plan de Trabajo anual del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. La entidad pública deberá
notificar a la Administradora de Riesgos Laborales la ejecución temporal de
actividades del servidor desde su domicilio, el lugar de trabajo compartido o
cualquier lugar en el territorio nacional, indicando las condiciones de modo,
tiempo y lugar. 3. La Administradora de Riesgos Laborales incluirán el trabajo
en casa dentro de sus actividades de promoción y prevención. Así mismo,
suministrarán soporte a la entidad pública sobre la realización de pausas
activas y demás actividades requeridas por las entidades, las cuales se deben
incluir dentro de la jornada laboral de manera virtual. 4. La Administradora de
Riesgos. Laborales, deberá enviar recomendaciones sobre postura y ubicación de
los elementos utilizados para la realización de la labor del servidor público.
5. La entidad pública deberá realizar una retroalimentación constante con sus
servidores sobre las dificultades que tenga para el desarrollo de su labor y
buscar posibles soluciones. 6. Los servidores públicos deberán cumplir desde su
casa, las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo de la entidad, procurar desde su casa el cuidado integral de su
salud, así como suministrar a la entidad información oportuna, clara, veraz y
completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte su propia
capacidad para trabajar, o pueda afectar, la de otros servidores de la entidad.
Igualmente, es deber de los servidores, participar en la prevención de los
riesgos laborales a través de los comités paritarios de seguridad y salud en el
trabajo, o como vigías ocupacionales, reportar accidentes de trabajo de acuerdo
con la legislación vigente, participar en los programas y actividades virtuales
de promoción de la salud y prevención de la enfermad laboral que se adelanten
por la entidad o la Administradora de Riesgos Laborales, y en general, cumplir
con todas las obligaciones establecidas en el artículo 22 del Decreto-Ley 1295 de 1994 y en la norma que lo modifique, sustituya o adicione. 7. La entidad debe
contar y dar a conocer a los servidores los mecanismos de comunicación como
correos electrónicos, sistemas de información y líneas telefónicas directas en
las que se podrá reportar cualquier tipo de novedad derivada del desempeño de
sus labores en trabajo en casa. De igual manera, instruirá a los servidores
sobre cómo se debe efectuar el reporte de accidentes o incidentes de trabajo. De
otro lado, las Administradoras de Riesgos Laborales deberán ajustar los Formatos
Únicos de Reporte de Accidente de Trabajo de tal forma que incluyan la
posibilidad de reporte de accidentes de trabajo sucedidos en la ejecución del
trabajo en casa. 8. De igual manera, el Comité de Convivencia Laboral debe
contar con los mecanismos que faciliten la comunicación con los servidores
públicos, relacionados con la prevención de las conductas de acoso laboral y del
procedimiento interno que se adelante, el cual deberá ser confidencial,
conciliatorio y efectivo para superar las situaciones que ocurran en el lugar de
trabajo. (Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO
2.2.37.1.9. Programa de bienestar. Durante la habilitación del trabajo en casa,
para el desarrollo de las actividades en el marco del programa de bienestar, las
entidades, organismos y órganos a quienes les aplica el presente capítulo, a
través de sus áreas de talento humano o quienes hagan sus veces, deberán
adelantar las acciones que correspondan de manera virtual, presencial o híbrida,
según su autonomía y necesidades institucionales. Para tal fin, podrán solicitar
el acompañamiento de la Cajas de Compensación Familiar y de la Administradora de
Riesgos Laborales. (Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO
2.2.37.1.10. Programa de formación y capacitación. Para el desarrollo de las
actividades en el marco del Plan Institucional de Capacitación, de acuerdo con
los lineamientos que establece el Plan Nacional de Formación y Capacitación
vigente, las entidades, organismos y órganos a quienes les aplica el presente
capítulo, a través de sus áreas de talento humano o quienes hagan sus veces,
deberán en lo posible gestionar las ofertas de capacitación de manera virtual.
(Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
ARTÍCULO 2.2.37.1.11.
Canales oficiales de comunicación para ciudadanos y usuarios. Las entidades,
organismos y órganos a quienes les aplica el presente capítulo, darán a conocer
a los ciudadanos y usuarios en su página web, los canales oficiales de
comunicación e información mediante los cuales prestarán sus servicios de manera
virtual, así como los mecanismos tecnológicos y/o digitales que emplearán para
el registro, peticiones, quejas, reclamos y demás procesos a su cargo,
encaminados a la adecuada prestación del servicio para que no se afecte su
continuidad y calidad.
PARÁGRAFO . En aquellos eventos en que no se cuente con
los medios tecnológicos y/o digitales para prestar el servicio en los términos
antes mencionados, las entidades públicas deberán prestarlo de forma presencial,
siempre y cuando las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales lo
permitan". (Adicionado por el Art. 1 del Decreto 1662 de 2021)
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